Los 4 consejos para la ISO 9001

Tanto si tu organización lleva muchos años certificada en la norma ISO 9001, como si has implantando un Sistema de Gestión de la Calidad recientemente, te damos 4 consejos para convertir la certificación ISO 9001 en la mejor inversión para tu empresa. Nuestro objetivo es que dejes de ver el certificado de Calidad ISO 9001 como un trabajo extra que poco aporta al desempeño, y transformarlo en una garantía del trabajo bien hecho.

Un error muy común es trabajar para el Sistema de Gestión, cuando debería ser el Sistema de Gestión de la Calidad quien trabaje para nosotros. Te damos algunos consejos para optimizar tu gestión de la Calidad, de manera sencilla para mejorar los resultados. Y conseguir que cada día, el cumplimiento de la norma ISO 9001 sea un poquito más rentable para tu organización.

Primero eficacia, luego eficiencia

Es normal tener de dedicar mucho tiempo y recursos el primer año para superar la auditoría de certificación, incluso los siguientes meses para la consolidación de las nuevas actividades implementadas a través del Sistema de Gestión. Pero no deberíamos olvidar que la prioridad es mejorar la eficacia de la empresa, reduciendo de los errores a través de la mejora del control de los procesos. Por lo que es normal, que los primeros 5 a 10 años nos dediquemos a reducir no conformidades, mejorar el control y aplicar acciones correctoras.

Una vez que hayamos logrado controlar los procesos de nuestra organización, no nos deberemos quedar allí. Y comienza el periodo de "adelgazar" el Sistema de Gestión de la Calidad, ganando en eficiencia sin perder la eficacia alcanzada. Este trabajo quizás sea más complicado incluso que el anterior, y nos llevará el resto de la vida. Pero nunca deberíamos conformarnos con que el trabajo salga bien, sin tener en cuenta el coste para ello.

No documentes por documentar

Muchas veces se redactan documentos con el único fin de "cumplir la norma", o de tener contento al auditor de certificación. Es muy habitual encontrar este tipo de documentos en Sistemas de Gestión de la Calidad creados antes del año 2015, cuando se publicó la última revisión de la norma ISO 9001. O en empresas, donde se documenta prácticamente todas las actividades, pensando que contra más documentos mejor superaremos la auditoría de certificación.

Como especifica la norma ISO 9001 2015 en su apartado 4.4.2: "En la medida en que sea necesario, la organización debe mantener información documentada para apoyar la operación de sus procesos". Es cuando la organización considera que es necesario documentar una actividad o proceso para dar soporte a la ejecución de las mismas, es cuando deberíamos generar estos documentos. Pero no es necesario si el proceso o actividad son sencillos, poco críticos y no se producen fallos.

IMPORTANTE: Para apoyar la operación de los procesos, muchas veces podemos recurrir a otras acciones como: charlas de concienciación, formación internas o externas, presentaciones o videos... la documentación no es la única solución.

Cambia de auditor

Otra buena práctica muy recomendable, es cambiar de auditor de certificación cada cierto tiempo. No porque estemos descontentos con su trabajo, sino por que una persona nueva se fija en otras cosas y aporta una visión diferente que nos puede ayudar a seguir mejorando. También es importante tener en cuenta otros factores, ya que si nuestra organización sufre continuos cambios en su actividad, está en proceso de crecimiento o pasando un mal momento, no es nada recomendable cambiar de auditor.

Muchos opinan que siempre es bueno mantener al mismo auditor porque ya conoce la empresa y sus problemas, y es cierto. Pero llega un momento que su visión está tan viciada como la nuestra, y no ve cosas que un nuevo auditor nos puede ayudar a identificar. Cambiar de auditor al menos cada 10 años ya no es una recomendación, es casi una obligación ;)

NOTA: No estamos diciendo que sea necesario cambiar de entidad de certificación, simplemente pedir que nos cambien el auditor asignado. Esto puede generar algún enfado, pero bien explicado todo el mundo entenderá que es por el bien de la empresa.

Integrar con el negocio

La norma ISO 9001 2015 en su punto 5.1.1 apartado C, indica la necesidad de "asegurar de la integración de los requisitos del sistema de gestión de la calidad en los procesos de negocio de la organización". Esto que a priori parece sencillo y obvio en muchas ocasiones no lo es, llegando a llevar una doble contabilidad. Por un lado "los papeles de la calidad" y por otro "los papeles para trabajar".

Aunque los primeros años es normal que se dé esta situación, por la necesidad de cumplir la norma ISO 9001 y obtener la certificación. Pasados los años, deberíamos comenzar a revertir esta doble gestión, evitando que se completen los registros de Calidad días antes de las auditorías externas. Es un trabajo a largo plazo, que al depender de muchas personas resulta muy complejo. Pero bueno, para esto nos pagan ;)