Los 5 errores más comunes en ISO 9001 2015

Los errores más habituales en todas las organizaciones certificadas en la norma ISO 9001, suelen ser comunes en todas ellas. Y están asociados a una mala implantación del Sistema de Gestión de la Calidad, la falta de compromiso por la Dirección y los trabajadores, o la falta de asignación de recursos. Estos errores son comunes en Sistemas de Gestión de la Calidad, pero también en Sistemas de gestión Integrados, y de otras normas como ISO 14001, ISO 45001...

El origen en la mayoría de los casos, es pesar que para cumplir un determinado requisito hay que hacer "esto". Cuando la norma ISO 9001 es mucho más flexible, y permite elegir entre diferentes soluciones más eficaces y eficientes según el momento. En muchas empresas el error viene de pensar que los consejos y herramientas propuestas por el consultor contratado para obtener la certificación inicial, son obligatorios e incuestionables. Cuando las mejores ideas de mejora de la gestión, siempre surgen del propio personal de la empresa.

Dejarlo todo para el último día

Posiblemente a todas las empresas les haya pasado este problema, al menos en una ocasión. Sobre todo los primeros años después de certificarse por primera vez hasta que se coge como rutina, y los nuevos procedimientos definidos se comienzan a cumplir de manera natural. Es más habitual, en empresas pequeñas donde no hay una persona dedicada al 100% al Sistema de Gestión, y al cumplimiento de los requisitos de la norma ISO 9001 2015.

El hacerlo todo los últimos días, puede llegar a suponer hasta el doble de trabajo. Ya que obliga a la organización a recordar que sucedió durante el año, a cuadrar muchas fechas, completar acciones que deberían estar hechas hace meses, y a justificar durante la auditoría muchas otras cosas.

IMPORTANTE: La falta de tiempo suele ser la excusa que siempre se utiliza en estos casos, pero esto no nos evitará un elevado número de no conformidades. Ya que la disponibilidad de recursos es un requisito que se repite a lo largo de toda la norma ISO 9001 2015, y forma parte de uno de los compromisos a garantizar por parte de la Dirección.

Tener documentos no necesarios

Hay Sistemas de Gestión de la Calidad centrados en documentarlo todo, cuando esto no es lo que pide la norma ISO 9001. Se crean procedimientos documentados por cada proceso o para cada actividad, sin atender a si realmente son necesarios. Disponer de más documentación de la necesaria, no sólo supone un extra de trabajo de mantenimiento y distribución, sino además el origen de un gran número de no conformidades en la auditoría de certificación.

La norma ISO 9001 2015 en su punto 4.4, nos indica la necesidad de documentar todas aquellas actividades que se considere necesario para dar apoyo a los procesos del Sistema de Gestión de la Calidad. Esto no quiere decir que todo sean necesario documentarlo, ya que dependerá de la complejidad, los riesgos asociados, y las no conformidades que se hayan dado en dicha actividad.

NOTA: Este error es muy común en Sistemas de Gestión antiguos, que llevan más de 10 o 15 años implantados. Y menos habitual en empresas que se certificaron por primera vez a partir del año 2015, y por tanto deberían estar más centradas en alcanzar los resultados que en documentar.

Procedimientos y registros en papel

La norma ISO 9001 establece la necesidad de que todo el personal tenga un acceso rápido y fácil a la documentación necesaria para garantizar que la actividad a realizar se haga de manera correcta. Por lo que en muchas ocasiones se distribuyen copias en papel de dichos documentos, en cada uno de los puestos de trabajo.

Esto nos obliga a establecer un sistema de copias controladas, que nos supondrá un elevado esfuerzo de seguimiento y mantenimiento. Siendo además un foco de errores, por el uso de documentación obsoleta o la desaparición de documentos.

Disponer de un dispositivo informático en planta, para cada uno o varios puestos de trabajo, nos puede ayudar a ahorrar mucho trabajo. El uso de "tablets" con acceso a la red interna de la empresa, puede eliminar muchas carpetas y registros en papel. Las formaciones periódicas, puede sustituir en muchos casos el tener que documentar determinadas actividades y procesos, y es otra buena herramienta que nos ayudará a lograr el mismo fin.

Seguir indicadores que no aportan

Definir indicadores de seguimiento de los procesos que aporten información valiosa y efectiva sobre el funcionamiento del proceso, y que además sean sencillos y rápidos de calcular, es una de las cosas más difíciles de un Sistema de Gestión. Y donde más errores se comenten por no dedicarle el tiempo necesario para obtener unos indicadores óptimos, en el cumplimiento de la norma ISO 9001 2015.

Por eso es importante dedicar bastante tiempo a la hora de definir estos indicadores, así como cambiarlos si finalmente se considera que no están aportando valor a la hora de garantizar que el proceso está bajo control. Eta labor puede llevar fácilmente varios años de probar y probar, y no siempre se consigue.

Mantener durante años indicadores que no aportan nada, calculándolos periódicamente por que "lo pide la ISO 9001", es un error muy habitual en empresas con pocos años de rodaje del Sistema de Gestión de la Calidad.

Centrarse en satisfacer al auditor

Quizás sea el error más repetido y común en la mayoría de empresas, sin importar al sector y actividad a la que se dedican. Y es hacer determinadas cosas, para que el auditor de certificación esté contento. Evidentemente la cosa cambia si se trata de una auditoría de cliente, donde estaremos satisfaciendo las necesidades y expectativas de nuestra parte interesada más importante.

No se debe olvidar en ningún momento que la empresa de certificación es un proveedor nuestro, y que les pagamos para que nos realicen las auditorías periódicas. Y por tanto, la gestión eficaz y eficiente del Sistema de Gestión de la Calidad, estará siempre por encima de las sugerencias y comentarios del auditor.

El objetivo siempre será optimizar el funcionamiento de la organización, y las ideas y comentarios de auditor deben ser tomadas en cuenta. Pero siempre en su medida justa, y recordando siempre nuestras prioridades.