Los mejores 6 consejos de un software ISO 9001

En el mercado actual hay muchos tipos de software ISO 9001 disponibles, y elegir la mejor opción no suele ser fácil. Por eso te explicamos los características y funcionalidades que tienes que comparar de cada uno de ellos, para elegir el software ISO 9001 que mejor se adapte a las necesidades de tu organización.

Una mala elección inicial del software ISO 9001, puede suponer ser un problema importante a medio y largo plazo. Haciendo que el vez de resultar de ayuda y un ahorro de tiempo y dinero, el software ISO 9001 nos suponga todo lo contrario. Un gran problema, de difícil solución.

Todo incluido

Lo primero de todo, será asegurarnos que el software ISO 9001 cubre todos los requisitos de la norma ISO 9001 2015. Todo el Sistema de Gestión de la Calidad debería estar integrado dentro del software ISO 9001, y no dejar prácticamente nada fuera del mismo. Si más de un 70% del cumplimiento de los requisitos de la norma se gestionan fuera del software ISO 9001, posiblemente éste no esté cubriendo correctamente nuestras necesidades.

No nos deberíamos conformar con un simple gestor documental donde subir archivos. Nuestro software ISO 9001 nos debería facilitar el trabajo, a través de funcionalidades de ayuda, aviso y chequeo, nos debería ayudar en ahorrar tiempo y dedicación en la mejora continua de nuestro Sistema de Gestión de la Calidad.

En la nube

Que el software ISO 9001 se encuentre en la nube, a día de hoy, ya es un requisito obligatorio. La accesibilidad a la información desde cualquier lugar del mundo, sin limitaciones técnicas de nuestro equipo ya que sólo requiere de un navegador e internet, y la seguridad de no perder información por accidentes o robos, hacen que nuestro software ISO 9001 deba trabajar en la nube.

La contratación del software como servicio, SaaS, es la modalidad más habitual en estos momentos y la más recomendada. El pago mensual o anual de la licencia, te garantiza una buena atención siempre. ya que a la empresa de desarrollo no le interesa perderte, y por tanto te prestará un buen servicio de manera indefinida.

NOTA: En prácticamente en todos sectores y actividades, se está imponiendo la contratación SaaS, Software as a Service, como la mejor forma de utilizar cualquier tipo de software de gestión empresarial. Un claro ejemplo lo tenemos con Microsoft y su plataforma Office 365, donde por un pago mensual dispones de un software completo en la nube.

Usabilidad y diseño

Un punto fundamental a tener en cuenta a la hora de contratar un software ISO 9001, es que éste nos debe ayuda a ahorrar tiempo y trabajo desde el primer momento. Por lo que la facilidad de encontrar la información dentro de la herramienta, y de realizar las gestiones de mantenimiento de los requisitos de la norma, tiene que ser rápido y fácil.

Un buen diseño del software ISO 9001, es fundamental para alcanzar estos objetivos. Por tanto, es muy recomendable probarlo durante un tiempo antes de su contratación. Para ver que su usabilidad y manejo intuitivo sean adecuados, y realmente nos supongan una mejora en la gestión.

NOTA: El que una consultora con experiencia y especializada en implantación de normas ISO, esté detrás del diseño del software ISO 9001, nos va a asegurar que se trata de una herramienta fácil y rápida de utilizar. Pero además, tendremos la garantía de cumplir todos los requisitos de la norma, de la forma más eficiente y eficaz. Ya que el software ISO 9001 se habrá desarrollado, en base a las buenas prácticas aprendidas durante muchos años de trabajo.

El precio

Como en cualquier otro producto o servicio contratado por la empresa, el precio siempre es importante. Las diferencias de precio, suelen estar motivadas por las tecnologías utilizadas, los servicios complementarios, las personalizaciones y el número de usuarios. Pero en muchas otras ocasiones, el elevado precio un software ISO 9001 no se justifica de ninguna manera.

Las características que suelen suponer cambios significativos en los precios, y deberíamos tener en cuenta son:

Coste por usuario: En muchas ocasiones, además del precio del software ISO 9001, existe un coste adicional por cada usuario que utilice la aplicación. Llegando a superar dichos costes por usuarios, el precio inicial del propio software ISO 9001. Esto hace que el precio final sea mucho mayor al original dado, lo cual es un poco inexplicable.
Tiempo de permanencia: Aunque cada vez es menos habitual que sea un requisito, hay que tener cuidado con los periodos de permanencia. Ya que muchas veces, los problemas surgen semanas después de la contratación, y ya es tarde para cambiar de opinión.
Costes de puesta en marcha: Antes de comenzar a utilizar el software ISO 9001, es fácil que necesitamos: cargar información y datos, recibir formación para el uso del software ISO 9001, realizar ajustes y personalizar algunas características... El precio de estos servicios necesarios, si no están incluidos en el precio, pueden llegar a ser bastante importantes.
Fin de servicio: ¿Qué pasaría con la información y los datos, si me doy de baja del servicio? Tener claro las condiciones y los costes que supondría dejar de utilizar el software ISO 9001 en el futuro, es algo que deberá aparecer siempre en el contrato.

IMPORTANTE: Deberemos evitar contratar un software ISO 9001 con precios opacos, con múltiples opciones poco claras y demasiada letra pequeña. La transparencia en los precios, las características y servicios contratados, es fundamental para evitar engaños. El precio final debería estar claro y cerrado, para luego no llevarnos sorpresas en la factura.

Actualizaciones incluidas

Con el tiempo, las normas cambian. Salen nuevas versiones, que incluyen nuevos requisitos o modifican los vigentes. Esto hace que tengamos que adaptar nuestro Sistema de Gestión de la Calidad, para cumplirlos en un plazo máximo de 3 años desde su publicación.

El software ISO 9001 nos debería ayudar en la transición, y adaptarse rápidamente a los cambios. Ya que de no hacerlo, dejará de ser eficaz para cubrir nuestras necesidades.

NOTA: Las actualizaciones debidas a cambios en las normas ISO de referencia, deberían estar incluidas en el precio mensual o anual de nuestra licencia. Para evitar sobrecostes, cuando dichos cambios normativos se producen.

Ampliable e integrable

Aunque en este momento estemos interesados únicamente en garantizar el cumplimiento de una única norma, como puede ser la ISO 9001. Debemos tener en cuenta, que en el futuro es muy probable que nuestros clientes nos demanden certificarnos en otras normas ISO. Como puede ser la norma ISO 14001 para la gestión ambiental, la norma ISO 45001 de Seguridad y Salud en el Trabajo, u otras normas más complejas.

Esto hace, que nos deberíamos asegurar que el software ISO 9001 elegido sea ampliable a otras normas ISO. Ya que de no serlo nos obligará a cambiar de software en el futuro, o trabajar con varias aplicaciones para cada norma de manera paralela. Lo cual, resultaría muy complejo y costoso de mantener.

La forma en la que el software ISO 9001 integre otras normas ISO, también es importante. Ya que una buena gestión integrada de los requisitos de todas ellas, nos tiene que ayudar a ahorrar mucho trabajo diario. Ya que una buena integración de normas, nos puede suponer un ahorro de hasta un 70% de tiempo.