El Alcance de la norma ISO 9001

Definir el Alcance de nuestro Sistema de Gestión de la Calidad no suele ser una tarea sencilla. Ya que deberemos resumir en muy pocas líneas la actividad de nuestra organización, y los productos y servicios que realiza. Indicando todas las limitaciones que queramos incluir, para reducir el impacto de la norma ISO 9001 2015 en nuestra empresa.

Debemos tener en cuenta que todas las actividades, productos y servicios que incluyamos en el Alcance les resultará de aplicación todos los requisitos de la norma ISO 9001 2015, por lo que la implantación y posterior certificación se puede complicar bastante. Por otra parte, el Alcance deberá estar disponible para que cualquier Parte Interesada (clientes, sociedad, colaboradores...) pueda consultarlo, por lo que no incluir determinadas actividades, productos o servicios pueden hacerlo inservible.

Antes de ponernos a definir el Alcance, deberíamos hacer un análisis previo de nuestra organización y haber completado algunos requisitos previos de la norma ISO 9001 2015.

1. Aplicabilidad de la norma: Conocer los requisitos de la norma y ver como aplican a la organización, nos ayudará a conocer que procesos de la empresa va a verse afectados en la implantación de la ISO 9001 2015. Y ver así cuales tengo que incluir en el Alcance.
2. El contexto de la organización: La identificación previa de las Partes Interesadas, de sus necesidades y expectativas, y del Contexto, nos facilitará definir el Alcance.
3. Requisitos legales y otros: En sectores con una alta reglamentación legal, donde su cumplimiento es prioritario, incluir dichas actividades en el Alcance es necesario para que el Sistema de Gestión tenga sentido.
4. Necesidades de nuestros clientes: En ocasiones, para poder trabajar para un determinado cliente es requisito indispensable disponer de un Certificado ISO 9001. Por lo que incluir todos los productos y servicios en el Alcance es imprescindible.

Definición del Alcance de la ISO 9001

Las estructura del Alcance suele tener estás tres partes diferenciadas: Actividades + Productos y/o Servicios + Limitaciones. Un ejemplo sería: "El diseño, fabricación y distribución de equipos electrónicos de entretenimiento doméstico, para el mercado español y latinoamericano". Pudiendo dejar fuera del alcance: la "venta al por menor", "los equipos de telecomunicación", y los "mercados europeos y norteamericano".

A continuación se detalla el contenido de cada una de ellas:

1. Actividades: Las actividades para un mismo producto o servicio son muy variadas: Diseño, fabricación, comercialización, instalación, distribución, servicio técnico, montaje, I+D, soporte... Deberemos incluir todas aquellas que queramos incluir en nuestro Certificado ISO 9001. En ocasiones, actividades que se realizan de manera muy puntual o no interesa incluirlas en la certificación, quedan fuera del Alcance de nuestro Sistema de Gestión de la Calidad.
2. Productos y/o servicios: Quizás sea la parte más sencilla, ya que todos sabemos lo que vendemos. Algunos ejemplos: baterías de vehículos, colchones, instalaciones eléctricas, muebles de cocina, limpieza de comunidades, etc.
3. Estructura organizacional: La limitación puede venir dada por determinados departamentos o áreas de la empresa. Se puede incluir Las área de Producción y Logística, y dejar fuera el Departamento Financiero. No suele ser una buena solución.
4. Localizaciones: Otras veces el alcance se limite a un centro de trabajo determinado. Por ejemplo: a la fábrica de Madrid, a las oficinas de Barcelona, o al almacén logístico de Zaragoza. En empresas multinacionales suele ser muy habitual este tipo de limitación.

Es importante no confundir el Alcance del Sistema de Gestión de la Calidad con la aplicabilidad de la norma ISO 9001 2015, ya que son cosas muy diferentes. Una vez definido el Alcance de nuestro Sistema de Gestión de la Calidad, es cuando deberemos ver si hay puntos de la norma ISO 9001 que no son aplicables y se puede excluir. El excluir actividades del Alcance para que determinados puntos de la norma no resulten aplicables, suele terminar mal. Teniendo que rehacer gran parte del trabajo, para terminar incluyéndolo todo.

La norma ISO 9001 2015 indica la necesidad de poner a disposición de las Partes Interesadas el Alcance de nuestro Sistema de Gestión de la Calidad. Lo habitual y más sencillo, es publicar el Certificado de Calidad en el sitio web de la organización, de tal forma que cualquiera lo pueda consultar. Pero si todavía no disponemos del certificado, publicar una noticia o enviar la newsletter que la organización está en proceso de Certificación de la norma ISO 9001, es una buena solución.

Algunos ejemplos de Alcance

Algunos ejemplos que nos pueden servir de modelo para definir el Alcance de nuestra organización, son los siguientes:

1. Construcción de viviendas: "La construcción, montaje y mantenimiento de los tipos de obra: movimiento de tierras, perforaciones, grandes estructuras, puentes y viaductos que se realizan en Paseo de la Castellana 23 Madrid".
2. Instalación de infraestructuras: "Montaje y mantenimiento de instalaciones eléctricas: alumbrado, líneas eléctricas de transporte y distribución en baja tensión."
3. Fabricación de productos: "El diseño y fabricación de elementos mecanizados y válvulas para sistemas hidráulicos de vehículos pesados."
4. Prestación de servicios: "Servicios de limpieza, pulido y abrillantado para edificios o obras. Mantenimiento de redes de alcantarillas, fecales y fosas asépticas."
5. Gestión de proyectos: "El diseño de proyectos de obra civil, cimentaciones y edificaciones de plantas industriales. La realización de estudios ambientales, y la asistencia técnica, supervisión y dirección de obra civil."