El Auditor Interno en la norma ISO 9001 2015

Un requisito de la norma ISO 9001 2015 es la necesidad de realizar auditorías internas, de manera periódica, del Sistema de Gestión de la Calidad. Las auditorias es una herramienta fundamental para garantizar la mejora continua de nuestro Sistema de Gestión, y por tanto debe ser realizada con la mayor eficacia posible. Disponer de personal capacitado para ejercer como Auditor es clave para llevarlas a cabo de manera correcta.

La norma ISO 9001 2015 sólo fija requisitos técnicos que deberán cumplir los auditores internos, pero no especifica nada sobre los aspectos personales y sociales. Seleccionar empleados sociables, queridos y respetados dentro de la empresa, favorecerá enormemente el proceso de la auditoría. Dándole además la importancia que merece.

Entre los requisitos que un auditor interno debería cumplir, están:

1. Independientes: Es requisito de la norma ISO 9001 2015, que ningún empleado audite su propio trabajo. Por lo que evitaremos que éstos auditen su propio departamento (jefe y compañeros), siendo otro auditor el encargado de hacer este trabajo.
2. Motivados: Si la selección de auditores se realiza de manera obligada sin tener en cuenta la opinión de los empleados asignados, esto puede hacer que la auditoría pase a ser un mero trámite para todos, perdiendo completamente su esencia y por tanto su eficacia.
3. Capacitados: Otro requisito obligatorio marcado por la norma ISO 9001 2015, es que los auditores internos deberán estar formados y preparados según unos criterios mínimos establecidos. Recomendando que un trabajador antes de ser auditor interno, asista como observador a otras auditorías internas o de certificación.
4. Disponibles: Los trabajadores elegidos deberán disponer de tiempo para poder formarse como auditores y realizar las auditorías. Esto hará que dicho trabajador pueda estar varias horas sin realizar su trabajo habitual, lo cual no siempre es posible.
5. Empáticos: El proceso de auditoría puede ser estresante para alguno de los trabajadores auditados. Por lo que la empatía y mano izquierda del auditor, deberán tranquilizar y relajar la situación, favoreciendo la colaboración y entendimiento entre las partes.
6. Complementarios: Tener a dos auditores pertenecientes a un mismo departamento, implica que ninguno de ellos podrá auditar a dicho departamento, lo que nos obligaría a tener al menos un tercer auditor para cubrir todo el Sistema de Gestión. Para evitar este tipo de problema, se recomienda seleccionar auditores de áreas totalmente distintas que garanticen la independencia que pide la norma ISO 9001 2015.

NOTA: En ocasiones, dependiendo del tamaño y complejidad de la empresa, se podrá distinguir entre auditor y auditor jefe. Definiendo distintos niveles de responsabilidad y diferentes funciones según el rol que ocupe el empleado (planificación de la auditoría, redacción del informe de auditoría, categorización de las No Conformidades detectadas...). Lo que a su vez llevará aparejado distintos requisitos, más o menos exigentes, para cada rol.

Por ejemplo, para el rol o la ficha del puesto de Auditor Interno, se puede solicitar:

1. Formación en la norma ISO 9001: esta formación es fundamental, ya que normalmente los empleados tienen un conocimiento muy limitado de la norma ISO 9001 2015. Esta formación puede ser interna e impartida por el Responsable del Sistema de Gestión de la Calidad, o por entidades externas de prestigio.
2. Experiencia previa: en ocasiones se indica la necesidad de que el auditor haya participado en auditorías con anterioridad. Al menos un determinado número de veces como auditor o como observador.
3. Formación como auditor: existen formaciones específicas para auditores internos en el mercado, que suelen ser interesantes realizar cuando no se dispone de ningún empleado con experiencia como auditor, y la empresa se va a certificar por primera vez.
4. Titulaciones técnicas: según la actividad de la empresa, para poder auditar determinados procesos productivos, es necesario tener unos conocimientos técnicos imprescindibles. Por ejemplo, si la organización fabrica cable eléctrico, el auditor tendrá que tener conocimientos básicos de electricidad, de extrusión de plástico o de tipos de aislamiento.

NOTA: El número de auditores internos necesarios variará mucho debido al tamaño y características de la empresa. No será lo mismo una organización de 20 trabajadores a una de 500, ni una con un único centro de trabajo a otra con decenas de delegaciones por todo el país. El número mínimo de auditores internos será de dos, pero es muy recomendable tener al menos tres para poder cubrir imprevistos o agilizar las auditorías.

IMPORTANTE: En ocasiones, las empresas deciden subcontratar la Auditoría interna a consultoras especializadas, logrando de este modo una independencia total con los auditados. Eso sí, es necesario garantizar, y guardar evidencias, que los auditores externos cumplen nuestros requisitos de auditor interno.