La Política de Calidad en la norma ISO 9001 2015

La Política de Calidad fija el marco de referencia a la hora de definir los Objetivos de la Calidad, y por tanto, determina todo el funcionamiento del Sistema de Gestión de la Calidad. Toda actividad desarrollada en la organización debe de estar alineada con los Objetivos de Calidad, y ser coherente con la Política de Calidad.

En muchas ocasiones se ve la Política de Calidad como un documento poco útil, y creada básicamente para cumplir los requisitos de la norma ISO 9001 2015. Utilizarla de manera correcta, reforzará el liderazgo de la Dirección y la implicación de los trabajadores para alcanzar los Objetivos marcados.

IMPORTANTE: Con el nuevo concepto de Información Documentada de la norma ISO 9001 2015, ya no es necesario que la Política de Calidad esté definida en papel. Pudiendo utilizar otros formatos y soportes que ayuden y faciliten su difusión. Como puede ser un formato HTML para publicar en el sitio web de la organización, o un video explicativo del propio Director disponible en la Intranet interna.

Requisitos de la Política de Calidad

Los requisitos que debe cumplir la Política de Calidad están definidos en el punto 5.2 de la norma ISO 9001 2015. Se han reducido respecto a la versión de 2008, teniendo ahora más libertad en decidir su contenido, evitando la inclusión de párrafos de relleno, únicamente para cumplir los requisitos de la norma.

Los requisitos que debe cumplir nuestra Política de Calidad según la norma ISO 9001 2015, son:

1. Apropiada a la organización: La Política de Calidad debe de ser coherente con la actividad de la empresa, y el contexto en el que se mueve. Políticas muy genéricas y poco específicas, pueden llegar a cumplir los requisitos de la norma ISO 9001 2015, pero son inservibles para su propósito. Hacer referencia a su actividad y sus productos (Misión), a la situación del entorno actual (crisis económica, globalización), el Plan Estratégico, y a la Visión y Valores, pueden ayudarnos para lograr esta meta.
2. Marco de referencia de los Objetivos: Los Objetivos de Calidad deben de estar alineados con la Política de Calidad. De tal manera que si en ésta, se habla de la importancia de satisfacer a los clientes, un objetivo coherente será reducir el número de reclamaciones de cliente.
3. Fijar compromisos: La Dirección de la empresa deberá comprometerse al cumplimiento de los requisitos que le resulten de aplicación a la organización, así como a la mejora continua del Sistema de Gestión de la Calidad.

IMPORTANTE: La Política de Calidad es una herramienta viva, y como tal debe ser revisada periódicamente y actualizada en el caso de considerarse necesario. Adaptándose a los cambios internos de la organización, y de su contexto en cada momento. Un buen momento para ser revisada es dentro de la Revisión del Sistema de Gestión por la Dirección, o justo antes de definir los nuevos Objetivos de Calidad para un nuevo periodo. Debemos guardar evidencias de que dicha revisión se ha realizado, y que está procedimentada.

Comunicación de la Política de Calidad

Un requisito que se ha vuelto más exigente respecto a la versión 2008 de la norma, es la Comunicación de la Política de Calidad. Dicho requisito está contenido en el punto 5.2.2 de la norma ISO 9001 2015. Ahora se marca la necesidad de comunicar correctamente la Política de Calidad dentro de organización, y de estar disponible para las Partes Interesadas que consideremos.

Existen múltiples opciones para comunicar y poner a disposición la Política de Calidad a las Partes Interesadas de la organización, tanto internas como externas, y cumplir así el requisito de la norma ISO 9001 2015. Entre las que destacamos:

1. Clientes, proveedores, accionistas, etc.: Sitio web de la empresa, Newsletters o revistas, Catálogos de productos, Mailing comercial, participación en eventos, visitas comerciales... Siendo la más común, su publicación en la web corporativa.
2. Empleados: Intranet corporativa, tablón de anuncios, formaciones internas, manual de bienvenida, charlas de concienciación y reciclaje, cartelería interna, comunicados o circulares de la Dirección...

IMPORTANTE: La obligación de comunicar la Política dentro de la organización no es únicamente que el personal conozca su existencia y sepa donde consultarla, sino que deberá ser entendida y aplicada. Por lo que la Política de Calidad deberá estar traducida a los idiomas que sea necesario, así como utilizar un lenguaje apropiado a los distintos niveles culturales de los empleados. Además deberán saber como su trabajo diario es coherente con dicha Política de Calidad, y como ayudan a conseguir los Objetivos de Calidad fijados por la empresa.

RECOMENDACIÓN: Si es la primera vez que vas a definir una Política de Calidad y no sabes por donde empezar, te recomendamos que visites los sitios web de las empresas de tu sector (clientes, competencia...) que estén certificados en la norma ISO 9001 2015. Alguno de ellos seguro que tiene publicada su Política de Calidad, así que mira como las estructuran, su contenido y cumplen los requisitos de la norma ISO 9001 2015. Inspírate en ellas, pero ¡no las copies! Ya que cada organización es diferente, y sus objetivos y estrategías también lo son.