Los Proveedores en la norma ISO 9001 2015

Uno de los requisitos incluidos dentro del punto 8 relativo al control operacional de la norma ISO 9001 2015, es el control de los procesos, productos y servicios subcontratados a otras empresas. Esto supone no sólo verificar que las materias primas recibidas o los trabajos realizados por los proveedores, son correctos. Sino disponer de criterios para la selección de proveedores capaces de cubrir nuestras necesidades, y procedimientos de evaluación periódica de su desempeño.

No será necesario controlar a todos los proveedores de la organización con el mismo nivel de exigencia. Ya que no es lo mismo la empresa de limpieza que limpia las oficinas, que el suministrador de materia prima con la que fabricamos nuestros productos. Por lo que incluiremos dentro del sistema de control de proveedores, aquellos que influyan directamente a nuestros productos y servicios, o aquellos que se entreguen o realicen directamente a nuestros clientes. Por ejemplo, las empresas de transporte que entregan nuestros productos a nuestros clientes.

También será necesario incluir a aquellos proveedores a los que subcontratemos la totalidad o parte de un proceso. Si por ejemplo nuestra empresa fabrica cubos metálicos, y éstos son enviados a un tercero para que los pinte, está claro que parte del proceso de fabricación del producto está siendo externalizado, y por tanto deberá ser controlado.

Definir los requisitos

Para poder verificar y evaluar los productos o servicios de nuestros proveedores, lo primero de todo será definir los requisitos que deberán cumplir. Para luego poder analizar si los proveedores los están cumpliendo como se espera.

Fijar y comunicar los requisitos

Los requisitos se establecerán tanto a los productos o servicios que nos proporcionan, como a la propia gestión y funcionamiento interno del proveedor. Estos requisitos deberán ser revisados antes de ser comunicados al proveedor, y podrán estar relacionados con:

1. Los productos o servicios suministrados: requisitos sobre las características técnicas o físicas, funcionalidades o materiales utilizados, plazos de entrega, precios...
2. Los procesos y métodos de trabajo: Procedimientos de cómo realizar el proceso subcontratado, los reglamentos y normas a cumplir, la gestión de materias primas o residuos...
3. Los equipos a utilizar: Sobre todo en lo relativo a la precisión, calibración y mantenimiento de equipos de medición. Más aún cuando estos equipos son prestados al proveedor para realizar los trabajos.
4. La competencia del personal: se suelen fijar, requisitos de formación y experiencia, del personal que realizarán servicios subcontratados. Como puede ser el auditor que realice la auditoría interna, si está se subcontrata.
5. La interacción de las empresas: Forman parte de esta interacción: las reuniones periódicas, la formación del personal de la subcontrata, la presentación de documentación y evidencias del cumplimiento legal, las visitas e inspecciones programadas...
6. El control y seguimiento: Por último se suele determinar los controles que se realizarán tanto a los productos y servicios, como al proceso productivo. Los criterios utilizados, y las consecuencias de las no conformidades e irregularidades que se detecten.

Verificar los requisitos

Se deberá verificar que cada proveedor cumple con los requisitos establecidos, y se guardarán evidencias de ello: "check-list" de inspección en el caso de productos, informes de revisiones de los servicios ejecutados o resultados de las auditorías y visitas realizadas, deberán formar parte de estos registros de control.

Evaluación de proveedores

Un requisito incluido en el punto 8.4.1 de la norma ISO 9001 2015, es la necesidad de disponer de criterios objetivos para la selección y evaluación del desempeño de forma periódica de los proveedores.

Criterios de selección y evaluación

En las empresas se suele disponer de dos tipos de criterios: los aplicados para seleccionar un proveedor entre los muchos existentes en el mercado, y los utilizados para determinar si un proveedor actual debe ser reemplazado. El término habitualmente utilizado para diferenciar entre los proveedores que cumplen los criterios de selección y desempeño, y los que no lo hacen, es el de proveedor homologado.

Entre los criterios de selección más comunes se encuentran:

1. Calidad del producto o servicio: capacidad para el cumplimiento de las especificaciones técnicas, de los plazos de entrega, servicio postventa y garantías...
2. Relación calidad/precio: Cuando son varios los proveedores capaces de cumplir todos los requisitos que hemos definido, el precio puede pasar a formar parte de los criterios de selección.
3. Evaluación de un pedido de prueba: En ocasiones se realiza uno o varios pedidos de prueba al proveedor, y se evalúa el cumplimiento de los requisitos prefijados.
4. Certificaciones ISO: Que un proveedor esté certificado en una o varias normas ISO aportan confianza, puede ser el factor diferencial con otros proveedores.
5. Cumplimiento legal: Cada vez es más común la solicitud de evidencias que demuestren el cumplimiento legal del proveedor, en relación a: pago de impuestos y seguridad social, cumplimiento de la prevención de riesgos laborales, gestión medioambiental...

NOTA: En algunos sectores y para determinadas empresas, algunos de estos criterios pueden ser excluyentes. Es decir, que si el proveedor no lo cumple, no podrá ser subcontratado o suministrar productos a dicha organización. Por ejemplo, en Automoción el no disponer de un certificado ISO 9001, te excluye como posible suministrador de determinadas empresas.

Los criterios de evaluación periódica usados habitualmente, son:

1. Número de no conformidades: Un elevado número de no conformidades durante el año, puede hacer que se busque otro proveedor para el siguiente periodo. Se suele marcar un valor límite.
2. Impacto en el cliente: una no conformidad grave por parte de un proveedor, puede acarrear incumplimientos de nuestra empresa con sus clientes. Y por tanto, estos errores ser más penalizados.
3. Auditorías y visitas: Cada vez es más común la realización de auditorías y visitas del propio personal de la empresa a los proveedores críticos. Para garantizar que se está trabajando de manera adecuada.
4. Mantenimiento de certificaciones: En algunas ocasiones, se utiliza el criterio de selección de un proveedor que esté certificado en una norma ISO, pero luego no se revisa anualmente que dicho certificado se mantiene por su parte.

IMPORTANTE: Pese a tener un procedimiento de evaluación periódica de los proveedores, que nos haga decidir periódicamente si siguen siendo aptos, eso no excluye la posibilidad de la eliminación directa de un proveedor en el caso de considerarse necesario. Es decir, si la no conformidad tiene una elevada gravedad con un importante impacto, la acción correctiva asociada puede suponer la eliminación directa del proveedor como suministrador homologado.

NOTA: Dentro del procedimiento de gestión de proveedores, hay que tener en cuenta y definir las excepciones al mismo. Por ejemplo: algunos de estos proveedores pueden ser requeridos por nuestros clientes, otros pueden ser únicos y no disponer de otros alternativos, y otros pueden pertenecer a nuestro grupo empresarial. En estos casos, la aplicación del procedimiento y los criterios de evaluación estándar, puede no ser posible.