¿Qué es la ISO 9001?

La norma ISO 9001 es un documento que contiene un conjunto de requisitos relacionados con la gestión interna de una organización. Se trata de un modelo de gestión, desarrollado por la Organización Internacional de Estandarización (ISO), que trata de garantizar el cumplimiento de los compromisos que la organización ha acordado con sus clientes. Con el objetivo final, de asegurar siempre su satisfacción.

La norma ISO 9001 nace de la necesidad de los clientes de confiar en sus proveedores. Por lo que suelen ser los propios clientes, quienes exigen a sus proveedores que estén certificados en la ISO 9001, para poder comprar sus productos o servicios. En determinados sectores (automoción, aeroespacial, ferroviario...), estar certificado es un requisito previo para poder entrar a trabajar en dicho sector.

Norma ISO 9001 vs Legislación

Hay personas que piensan que la norma ISO 9001 2015 es como una ley. Ya que contiene unos requisitos que la organización debe de cumplir. Pero tiene algunas características que la diferencia de un texto legal:

1. Es voluntaria: Mientras que una ley es de obligado cumplimiento, la norma ISO 9001 es voluntaria. Decidiendo cada organización, si la quiere o no cumplir. Y si se quiere o no certificar, y con quien hacerlo.
2. No es gratuita: Los textos legales, son publicados por las Administraciones Públicas y pueden ser consultados y descargados de manera gratuita. La norma ISO 9001 está protegida por derechos de autor, y tiene un coste económico adquirirla.
3. Es internacional: La legislación es particular de cada estado. Y aunque hay leyes muy parecidas y similares en muchos países, siempre hay diferencias y matices importantes. La norma ISO 9001 es igual en todo el mundo, y sus requisitos son los mismos sea en el país que sea.
4. La mejora continua: La mayor diferencia de la norma ISO 9001 respecto a una ley, es la obligación de aplicar el ciclo de Mejora Continua. En las leyes, con cumplir los requisitos es suficiente. En la norma ISO 9001, cada año deberemos mejorar la gestión. No siendo suficiente lo realizado el año anterior.

NOTA: Pese a que se trata de una norma voluntaria, donde la organización decide si cumplirla o no. Cada vez es más habitual, que dentro de la legislación de un país se indique la obligatoriedad de estar certificado para desarrollar una determinada actividad. O para optar a un concurso o licitación de la Administración Pública.

La ISO 9001 versión 2015

Desde 1987 que apareció la primera versión de la norma ISO 9001, ésta ha sufrido 4 actualizaciones hasta llegar a la versión actual del año 2015. Partiendo del "Control de Calidad", centrado en garantizar la calidad del producto en su parte más operativa; a la "Gestión de la Calidad" actual, donde toda la organización trabaja en el fin de satisfacer las necesidades y expectativas los clientes.

Los cambios más significativos de la norma ISO 9001 versión 2015 respecto a la versión anterior de 2008, han sido:

1. Analizar el Contexto: Se trata de un requisito completamente nuevo. Por el cual deberemos analizar el contexto externo e interno de la organización. Ya que ninguna empresa está aislada de lo que sucede a su alrededor, y mucho menos en una economía globalizada como la actual.
2. Las Partes Interesadas: En la norma ISO 9001 versión 2015, dejamos de hablar sólo de satisfacer a los clientes. Ahora son múltiples las partes interesadas que intervienen en las actividades de la organización, y deberemos analizarlas y tratarlas a todas.
3. Los Riesgos y Oportunidades: Quizás la novedad más interesante, sea el cambio al "enfoque basado en los Riesgos". Dejamos de tener un Sistema de Gestión correctivo, para centrarnos en hacerlo más preventivo. Y decimos adiós a las Acciones Preventivas de las versiones anteriores de la norma.
4. Información documentada: Dejamos de hablar de Documentos y Registros, para hablar de un concepto más general como es el de Información Documentada. Los documentos y registros, son un mero soporte físico que contiene la información, que es lo realmente importante. Se abre la puerta a otros soportes como software, video, audio, foto...
5. Cambios en las prioridades: Muchos de los antiguos requisitos, cambian su criticidad dentro de la norma ISO 9001 2015. Aumenta la importancia de requisitos como: el liderazgo, el ambiente de trabajo, la gestión del conocimiento, la gestión del cambio, la toma de conciencia, la comunicación... mientras que en otros disminuyen, como: la calibración, la gestión de la documentación... incluso desaparecen los documentos obligatorios.

NOTA: Otro cambio importante, fue la adaptación del contenido de la norma ISO 9001 2015 a la nueva estructura de alto nivel (HLS), donde todos los capítulos principales de las normas ISO coinciden. Esto simplifica la integración de los requisitos de varias normas en un único Sistema de Gestión, facilitando que una organización se certifique en varias normas ISO de manera rápida y fácil.

La certificación ISO 9001

Como hemos comentado con anterioridad, el cumplimiento de la norma ISO 9001 2015 por las organizaciones, muchas veces motivada por una exigencia de sus clientes. Para dar seguridad de que se cumplen los requisitos de la norma, se deberá superar una auditoría de certificación. Cuyo resultado será la entrega del Certificado ISO 9001 2015, que nos servirá de evidencia de su cumplimiento.

Obtener el certificado de Calidad según la norma ISO 9001 2015, es un proceso que dura varios meses. Donde la organización deberá aplicar medidas y realizar cambios en su gestión interna, para cumplir todos los requisitos de la norma ISO 9001. Para posteriormente, contratar a una empresa certificadora que certifique el cumplimiento a través de una auditoría de certificación. El proceso lo podemos dividir en las siguientes etapas:

1. Evaluación inicial: Lo primero de todo saber cómo estamos. Muchos de los requisitos ya los podemos estar cumpliendo, y por lo tanto el trabajo y cambios a realizar no serán tan importantes como pensamos. Hacer un autodiagnóstico a través de un cuestionario, suele ser la forma más sencilla de empezar a rodar.
2. Asignación de recursos: Una vez tengamos claro el punto anterior, deberemos asignar recursos para realizar la implantación. Hablamos tanto de recursos humanos, con personas asignadas al proyecto de implantación. Como recursos económicos, tanto para la contratación de la entidad de certificación, como de un consultor si vemos que va a ser necesario. Si quieres más información de que opción es la mejor para tu empresa, puedes pinchar aquí.
3. Implantación de la norma: Se trata del paso que más tiempo nos va a llevar. Tanto si lo hacemos internamente, como si contratamos a un consultor externo, la implantación puede durar de 3 meses a más de un año. Adquirir recursos técnicos que reduzcan el trabajo (como un software ISO 9001), es fundamental para ahorrar tiempo y dinero.
4. Auditoría de certificación: Superar la auditoría de certificación, será el último paso para conseguir nuestro Certificado ISO 9001 2015. Su duración puede variar entre 1 o 3 jornadas, pero sólo en casos especiales debería durar más. Una vez realizada, en un plazo no superior a 30 días, deberíamos tener nuestro certificado ISO 9001 2015.

NOTA: A la hora de elegir una certificadora, que nos realice la auditoría de certificación para la ISO 9001, es muy importante que se trate de una entidad acreditada por el organismo nacional de normalización de nuestro país (en el caso de España: ENAC). Ya que un certificado de Calidad ISO 9001 lo puede emitir cualquiera, pero sólo las entidades acreditadas dan la seguridad a los clientes que el cumplimiento de la norma ISO 9001 2015 es real.