Las 3 ventajas del software ISO 9001

A la hora de cumplir todos los requisitos de la norma ISO 9001 2015, hay muchas formas diferentes de conseguirlo. Y para administrar un Sistema de Gestión de la Calidad, también tenemos varias opciones disponibles en el mercado. Hoy explicaremos las ventajas de usar un software ISO 9001 2015, específico y profesional, para cualquier tipo de organización. Sin importar su tamaño, su actividad, sus clientes o el sector en el que trabaja.

A continuación, vamos a ver las opciones más habituales que dan soporte a un Sistema de Gestión de la Calidad, y así cumplir los requisitos de la norma ISO 9001 2015. Las soluciones no son excluyentes, por lo que podemos combinarlas para obtener mejores resultados.

1. Documentación en papel: Esta opción está completamente en desuso, pero todavía se ven casos en empresas certificadas hace muchos años. Y es habitual verla combinada con otras opciones, cuando no se dispone de dispositivos electrónicos en los puestos de trabajo.
2. Documentación en formato electrónico: Soportar el Sistema de Gestión con archivos de Word y Excel, es la opción más común de todas. Principalmente por su coste económico, y en empresas que sólo buscan tener el Certificado ISO 9001 2015. Ya que disponer de la documentación ISO necesaria, y completarla, suele llevar poco tiempo al principio. Generando más problemas, con el paso del tiempo.
3. Software ISO 9001: Es la evolución lógica para la optimización de la gestión, y el ahorro de dinero gracias a ganar en eficacia y eficiencia. Hay distintas opciones, desde software ISO 9001 específico diseñado por expertos para cumplir la norma (como ISOwin), a módulos de Calidad integrados en el ERP de la compañía.
4. Sistemas mixtos: Los sistemas mixtos son una combinación de los anteriores. Se suelen dar, cuando las características de la empresa así lo requiere. Empresas dedicadas a las instalaciones y mantenimientos, con múltiples delegaciones, con una media de edad de su personal elevada, con requisitos legales muy exigentes... son algunas de las características de las empresas que optan por esta opción.

A continuación te contamos las 3 principales ventajas de utilizar un Software ISO 9001 2015 profesional, para la optimización de tu gestión y llevar tu Sistema de Gestión a otro nivel.

Ahorra tiempo y dinero

Tanto en la implantación de la norma ISO 9001 2015, como el posterior mantenimiento del Sistema de Gestión, el número de horas de dedicación y trabajo son elevadas. Aunque parte del trabajo se subcontrate a una consultora externa, los requisitos de la norma ISO 9001 deben estar integrados en la empresa, y eso supone el compromiso y trabajo de todos.

El ahorro de horas de trabajo con el uso de un software ISO 9001 2015, como ISOwin, es considerable. Ya que facilita la comunicación y el acceso a la información, evita errores y el tener que rehacer cosas, simplifica el trabajo y hace tareas complejas por ti.

Un error muy común, es pensar que como lo haces tú mismo, es gratis. Tu tiempo vale dinero, mucho dinero. Y si se lo dedicas al cumplimiento de la norma ISO 9001 2015, no se lo estás dedicando a otras cosas igual o más importantes. Subestimar el tiempo, el trabajo y la dedicación de otras personas al Sistema de Gestión también es habitual, y termina quemando a algunos trabajadores. Minimiza este trabajo extra de todos, con un software ISO 9001 2015.

Los Sistemas de Gestión tienen que ser eficaces, pero también eficientes. Con el software ISO 9001 no sólo mejorarás los resultados de tu Sistema de Gestión, optimizando tu empresa. Si no que además ganarás en eficiencia, con ahorros de tiempo superiores al 60%.

NOTA: En ámbitos como el financiero, nadie contempla la opción de llevar la contabilidad a través de hojas Excel en una organización. Todas las empresas optan por un software especializado, que ahorre tiempo y errores en la gestión. Lo mismo sucede con un software ISO 9001, en relación con la gestión de la Calidad en las empresas.

Evita sorpresas y gana tranquilidad

Uno de los momentos más críticos, en la implantación de la norma ISO 9001 2015, o el mantenimiento de un Sistema de Gestión de la Calidad, es la auditoría de certificación. Un momento, que dura uno o varios días, y donde se debe responder a muchas preguntas en muy poco tiempo. Lo que genera un cierto ambiente de nerviosismo e inseguridad en la organización y entre sus trabajadores.

El soportar el Sistema de Gestión de la Calidad, y el cumplimiento de los requisitos de la norma ISO 9001 2015, con documentos electrónicos en servidores, supone tener que repasar toda la documentación los días previos a la auditoría. Un trabajo laborioso, que termina con una falsa seguridad de que todo está bien para superar la auditoría.

Utilizar un software ISO 9001, te evitará estos problemas. Ya que dispondrás de toda la información del Sistema de Gestión en una única aplicación, ganando en orden y trazabilidad en cada proceso. Y las funciones de autochequeo, revisarán la información por ti. Identificando errores, y facilitando el tomar medidas preventivas adecuadas. Llegando a la auditoría de certificación, con la seguridad real de que todo está controlado.

NOTA: Las dos principales causas de las No Conformidades detectadas en las auditorías de certificación, son: el no encontrar un documento o registro que aporte una evidencia de cumplimiento, o identificar un archivo no actualizado. Estos errores no sucenden con un software ISO 9001 2015, gracias al orden y al control, que te garantiza.

Tu información accesible y segura en la nube

Tener toda la información en la nube con un software ISO 9001 2015, tiene unas ventajas claras respecto a utilizar tus propios equipos. Mejorarás la accesibilidad y la seguridad de tus datos, lo que te dará la confianza y tranquilidad en tu trabajo diario. A continuación te contamos que suponen estos beneficios:

Tu información y documentación estará accesible desde cualquier lugar y en cualquier momento, sólo necesitarás un equipo informático y tener acceso a Internet. Con el software ISO 9001, podrás consultar, gestionar y administrar tu Sistema de Gestión de la Calidad de manera rápida y cómoda, desde cualquier lugar del mundo.

En la nube, las copias de seguridad son diarias. Por lo que perder información o documentación gestionada por el software ISO 9001 2015, es prácticamente imposible. Información alojada en servidores con las últimas tecnologías de ciberseguridad física y lógica, para evitar robos o destrucciones malintencionadas. Una seguridad extra que se agradece, para tener una preocupación menos.