¿Cómo elegir un software ISO 9001?

Muchas son las razones para comenzar a utilizar un software ISO 9001 en tu organización. Y todas tienen que ver con llegar a ser más eficientes en la gestión de la Calidad, lo que supone un ahorro de tiempo y dinero para nuestra empresa. Cumplir la norma ISO 9001 2015 se puede hacer de muchas formas, pero ninguna será tan eficaz como con un software ISO 9001 diseñado por expertos consultores.

Es importante siempre tener en cuenta, que el software ISO 9001 perfecto no existe. Y que en todas la aplicaciones encontraremos cosas que nos gusten, y otras que no. Sólo si nos hacen una aplicación a medida podremos lograr el diseño y funcionalidades que buscamos. Y aun así, no siempre el resultado es el esperado. Pero como luego veremos, rentabilizar el coste de un software ISO 9001 a medida será casi imposible.

NOTA: Si quieres conocer las principales ventajas de usar un software ISO 9001 específico para cumplir la norma, puedes hacerlo en: "Las 3 ventajas del software ISO 9001".

Usabilidad y diseño

Como hemos comentado con anterioridad, el principal objetivo de utilizar un software ISO 9001 debe ser el ahorro de tiempo. Esto depende en gran medida del diseño y funcionalidades de nuestro software ISO 9001. Aunque de manera global todos parezcan iguales, es en el día a día cuando la usabilidad, un diseño intuitivo y claro, las funcionalidades automáticas... marcan la diferencia.

A continuación te indicamos varias características, que tu software ISO 9001 debería cumplir:

Cubrir todos los requisitos de la norma: El software ISO 9001 tiene que tener todo lo necesario para cumplir todos los requisitos de la norma. Si no es así, necesitaremos de aplicaciones de apoyo, y la gestión no será tan eficaz y eficiente como deseamos.
Intuitivo, fácil de encontrar todo: Al software ISO 9001 no entrarás todos los días, por lo que debería ser sencillo, claro e intuitivo para que cuando accedas llegues a donde necesitas de manera rápida y fácil.
Funcionalidades que ahorren tiempo: Hay muchas funciones automáticas en los software ISO 9001... ¿pero te sirven para algo? Revisa que éstas te ayudarán a ahorrar tiempo, y no son un mero entretenimiento.

IMPORTANTE: Una cosa que siempre deberemos hacer, es solicitar probar una Demo del software ISO 9001 antes de decidirnos. En la aplicación de prueba, deberemos testear que realmente hace todo lo que nos han prometido, y se ajusta a nuestras necesidades reales.

En la nube

En la actualidad, prácticamente todos los software ISO 9001 funcionan en la nube. Y por tanto, no estamos comprando una aplicación, sino que estamos pagando por un servicio o alquiler (SaaS). Esto tiene múltiples ventajas, por lo que cada vez es más habitual en todo tipo de aplicaciones informáticas.

Algunos de los motivos por los que esta fórmula tiene tanto éxito, son:

Bajos requisitos técnicos: No es necesario tener equipos informáticos potentes, ni las últimas versiones de los Sistemas Operativos (Windows, MacOS). Ya que sólo necesitaremos un navegador para poder trabajar.
La información más segura: Toda la información se guarda en la nube, en servidores profesionales. Por lo que no te tendrás que preocupar de realizar copias de seguridad de tu información, ni los problemas de seguridad, ni de los mantenimientos periódicos.
Accesibilidad desde cualquier lugar: Acceder desde un navegador, significa que podrás entrar desde cualquier lugar (oficina, casa, hotel...), con cualquier dispositivo (ordenador, computadora, tableta...) y a cualquier hora del día o la noche.
Siempre la versión más actualizada: Las aplicaciones informáticas tienen errores que se van corrigiendo al ser detectados. Y se van incluyendo nuevas funcionalidades, según las necesidades detectadas en los clientes. Trabajando en la nube, estos cambios los tendrás disponibles al día siguiente sin hacer nada.

Siempre integrable

Si tu empresa está certificada en varias normas, o piensa hacerlo en los próximos años, elegir un software ISO 9001 que permita integrar los requisitos de éstas, es fundamental. La estructuración de alto nivel de las normas ISO, ha permitido integrar Sistemas de Gestión de una forma más rápida y sencilla. Por lo que necesitar varias aplicaciones para mantener y mejorar el Sistema, sería un gran error.

Piensa en que normas tu organización puede estar interesada certificarse en los próximos años, y los costes en tiempo y dinero que la integración en el software ISO 9001 tendrá. Ya que cambiar de aplicación, siempre va a suponer un coste extra de trabajo y dinero para la organización.

El precio real

El precio siempre es importante, matar moscas a cañonazos nunca fue rentable. Si el ahorro de tiempo que conseguiremos con el software ISO 9001, es menor que el coste de la licencia anual, la inversión nunca se recuperará. Dedicar unos minutos a estimar el ahorro de trabajo que va a suponer utilizar la aplicación, para determinar el precio máximo que puedo pagar, es muy recomendable.

Algunos software ISO 9001, tiene un coste extra por usuario. Por lo que tendremos que tener muy en cuenta cuantos usuarios vamos a necesitar, y cuál va a ser el precio final del producto. En otras ocasiones, se requiere de comprar las licencias de otras aplicaciones, para tener todas las funcionalidades disponibles en nuestro software ISO 9001. Por lo que esto también lo deberemos contabilizar.

Actualizaciones incluidas

En el momento de contratar un software ISO 9001, deberemos estar seguros que existe la opción de actualización cuando salga una nueva versión de la norma, y el coste que esto supone. Ya que periódicamente las normas ISO se revisan, incluyendo cambios y nuevos requisitos, que nuestro software ISO 9001 deberá asumir. Y que pueden tener un coste muy elevado, si estas actualizaciones no están incluidas en el servicio contratado.

NOTA: Una recomendación muy importante, será no utilizar nunca un software gratuito o "open source". Ya que estos no garantizan las actualizaciones a las nuevas versiones de la norma, y por tanto te tocará migrar toda la información a un software ISO 9001 adaptado a la nueva actualización. Y trabajar dos veces en unos años.