Software ISO 9001 vs Documentos ISO 9001

Si queremos cumplir los requisitos de la norma ISO 9001 en nuestra empresa, tenemos diferentes maneras de hacerlo. No todas son iguales, ni apropiadas para todas las organizaciones, ni tienen un coste económico similar... pero evidentemente tampoco los resultados no son los mismos. Pasar de gestionar a través de documentos ISO (digitales o papel) a un software ISO específico, es la evolución natural de todo Sistema de Gestión de la Calidad. Y la garantía de una mejora continua real de la gestión interna de nuestra empresa.

De la misma manera que pocas empresas, se plantean gestionar la contabilidad y finanzas de su organización a través de hojas Excel y documentos Word. Cada vez son más las empresas, que dan el salto a gestionar su Sistema de Gestión de la Calidad, con un software ISO 9001 específico. Que les ayude a evitar errores y ahorrar tiempo, siendo más eficaces y eficientes en su gestión de la Calidad.

NOTA: Uno de los principales cambios de la norma ISO 9001 versión 2015, fue comenzar a hablar de Información Documentada. Dando a entender, que lo importante no es el soporte de la información, sino la propia información. Pudiendo utilizar cualquier herramienta que te ayude a ser más eficiente y eficaz en la gestión de la Calidad.

Evitar no conformidades

Uno de los principales motivos para comenzar a utilizar un software ISO 9001, es evitar las no conformidades asociadas a la gestión. Encontrar siempre la información que buscas, que todo esté actualizado y en su sitio, o que la aplicación te ayude a encontrar los errores... son algunas razones para usar un software ISO 9001 y dejar de utilizar sólo documentos ISO.

Saber que todo está en el software ISO 9001, revisado y controlado, te hará ganar tranquilidad en las auditorías de certificación. Evitando esos nervios durante la auditoría, y el trabajo extra de revisión la semana antes de la visita del auditor. Revisar las evidencias de cumplimiento de la norma con un software ISO 9001, es mucho más sencillo para el auditado y el auditor. Haciendo la auditoría mucho más sencilla para todos.

Ahorrar tiempo y trabajo

Con el software ISO 9001, muchas de las tareas de revisión, seguimiento y control que nos pide la norma ISO 9001, las realizará la propia aplicación. De esta manera, comenzaremos a ahorrar muy tiempo en estos trabajos, y poder dedicar nuestro tiempo a otras cosas. A continuación te contamos algunas tareas que el software ISO 9001 hará por ti:

1. Detectar errores en revisiones: El trabajo de revisar todos los documentos y registros, para encontrar errores antes de la auditoría de certificación, se ha terminado. Un software ISO 9001, hará este trabajo solo.
2. Actualizar datos y gráficos: Muchos datos y gráficos se actualizarán automáticamente, si el software ISO 9001 dispone de la información. Por lo que podrás dedicar tu tiempo a otras cosas más provechosas.
3. Localizar documentos y registros: Buscar y buscar por el servidor, equipos informáticos, cajones, carpetas... ya no será necesario. Toda la información estará disponible en el software ISO 9001 desde cualquier lugar.
4. Mejorar la trazabilidad y el orden: La trazabilidad entre Acciones, No Conformidades, Riesgos, Controles, Procesos, Documentos, Oportunidades, Acciones Correctivas... está garantizada con el software ISO 9001.

Nuevas versiones ISO 9001

Cada cierto tiempo de manera periódica, la norma ISO 9001 es revisada y actualizada. Esto supone la publicación de una nueva versión, con nuevos requisitos y cambios que las organizaciones certificadas en ISO 9001 deben cumplir.

Contratar un software ISO 9001 como servicio, que incluya todos los cambios y actualizaciones necesarias para adaptarse a las nuevas versiones de la norma ISO 9001, te da la garantía de implantar y cumplir los nuevos requisitos de la nueva versión, de manera fácil y rápida. El utilizar Documentos ISO, en muchas ocasiones, supone tener que rehacer gran parte del trabajo. Ya que muchos documentos y registros ya no son válidos, y hay que rediseñarlos desde cero.

Utilizar un software ISO 9001, sin tener la garantía de disponer de sus actualizaciones a las nuevas versiones de la norma ISO 9001. O directamente utilizar software ISO 9001 gratuitos u "open source", te generará un problema muy importante para adaptarte a los nuevos requisitos. Con el riesgo de tener que cambiar de aplicación, con el coste en tiempo y dinero que ello conlleva.

NOTA: Revisa si tu software ISO 9001 incluye estas actualizaciones a las nuevas versiones de la norma... GRATIS.

Mayor coste económico... ¿seguro?

Un error muy común, es pensar que utilizar un software ISO 9001 supone un mayor coste económico para la empresa, que seguir utilizando documentos ISO de siempre. Ya que el dinero que cuesta contratar o renovar la licencia del Software ISO 9001, es muy fácil de ver revisando las facturas. Pero calcular las horas extra que se dedican al mantenimiento del Sistema de Gestión por tenerlo en Documentos ISO, nadie las analiza.

Una forma sencilla de ver si un software ISO 9001 es rentable para tu organización, es calcular el total de horas anuales que estás dedicando al mantenimiento y mejora del Sistema de Gestión. Estás horas, las múltiplicas por el coste/hora promedio de los empleados que participan... y si el 40%* de esta cifra, es mayor que el precio de la licencia anual del software ISO 9001... deberías llamarnos :)

* El 40% es el tiempo mínimo estimado que se ahorra de media, una empresa que utiliza nuestro software ISO 9001.