Las Definiciones de las normas ISO

Para entender las normas ISO y poder implementarlas en nuestra empresa, deberemos conocer algunos conceptos básicos que nos ayudarán a comprender los requisitos de una forma más precisa. Conocer este vocabulario es fundamental para utilizar todos un lenguaje común, y poder comunicarse correctamente con los departamentos de gestión de clientes y proveedores, y con el auditor los días de la certificación.

Un error muy común es pensar que no necesitamos repasar estos conceptos fundamentales, porque ya los conocemos de las versiones anteriores. Pero en algunas ocasiones estas definiciones se adaptan a la temática de cada norma, se detallan con mayor precisión, o tienen un significado diferente al del lenguaje coloquial.

NOTA: Existen normas ISO de apoyo donde se definen todos los conceptos necesarios para implementar el Sistema de Gestión según la norma ISO certificable. En el caso de la norma ISO 9001, tenemos la norma ISO 9000 donde se define todo el vocabulario necesario para entender esta norma. En la ISO 14001 de gestión ambiental, parte de los conceptos están definidos en la propia norma, pero podremos ampliar el vocabulario en la ISO 14050.

Conceptos básicos

Todas las normas ISO tienen una serie de conceptos que se repiten de manera muy reiterada. Esto se debe a que van asociados a requisitos comunes a todas ellas. Desde el Anexo SL los requisitos comunes son cada vez más numerosos, por lo que estas definiciones las deberemos tener muy claras.

Entre los conceptos básicos que deberemos conocer, destacamos:

1. Sistema de Gestión: Conjunto de elementos que interactúan entre sí en una organización para el establecimiento de Políticas, Objetivos y Procesos, con la meta de alcanzar dichos objetivos.
2. Política: Documento que contiene un conjunto de intenciones y directrices fijadas por la Dirección, que establecen el marco de referencia para realizar cualquier actividad dentro de la organización.
3. Objetivo: Deseo o necesidad que la organización tratará de lograr en un plazo determinado.
4. Proceso: Conjunto de actividades interrelacionadas que se repiten en el tiempo, que convierten unos elementos de Entrada en resultados previstos de Salida.
5. Proyecto: Conjunto de actividades ejecutadas de forma coordinada, realizadas para alcanzar un resultado concreto, condicionadas por un conjunto de requisitos y limitaciones particulares, y que se realizan una única vez.
6. Procedimiento: Detalle de la forma correcta de realizar una actividad concreta.
7. Documento: Soporte o medio que contiene información de interés para la organización.
8. Registro: Documento que contiene evidencias del cumplimiento de los procedimientos establecidos.
9. Requisito: Necesidad u obligación establecida por una Parte Interesada o la organización, asociada a los productos, servicios o a la propia gestión.
10. Especificación: Documento que contiene habitualmente los requisitos asociados a un producto o servicio.
11. Trazabilidad: Disponibilidad y posibilidad de recuperar el histórico de acciones sobre un objeto concreto.
12. Competencia: Capacidad asociada a las personas, de aplicar los conocimientos y habilidades necesarios para alcanzar los resultados deseados.
13. No conformidad: Desconocimiento o incumplimiento de un requisito establecido.
14. Corrección: Acción, o conjunto de acciones, aplicadas para eliminar la no conformidad identificada.
15. Acción correctiva: Acción dirigida a eliminar la causa o el origen de una no conformidad, y evitando así que vuelva a suceder en el futuro.
16. Auditoría: Proceso sistemático, controlado e independiente utilizado para obtener evidencias objetivas del cumplimiento de los procedimientos y requisitos establecidos, según los criterios de la propia auditoría.
17. Revisión del Sistema de Gestión: Evaluación de la eficacia del Sistema de Gestión, así como de su adecuación para alcanzar los objetivos deseados.
18. Mejora continua: Conjunto de actividades dirigidas a mejorar la eficacia del Sistema de Gestión, y facilitar el logro de los objetivos deseados.

Nuevos conceptos en nuevas versiones

Las nuevas versiones de las normas ISO han traído un conjunto de nuevos conceptos, que pese a estar ya definidos en versiones anteriores algunos de ellos, ahora han pasado a ser mucho más relevantes.

Entre los nuevos términos que deberemos conocer para adecuar nuestro Sistema de Gestión a las nuevas versiones de las normas ISO, destacan:

1. Contexto: Conjunto de circunstancias internas y externas a la organización, que pueden afectar al desarrollo de su actividad y el logro de sus objetivos, y por tanto cambiar su estrategia.
2. Parte interesada: Persona, conjunto de personas u organización que puede influir o verse afectada por una decisión o acción de la organización en un determinado momento.
3. Riesgo: Resultado o efecto de la incertidumbre provocada por cambios en el contexto.
4. Estrategia: Plan de acciones y decisiones de la Dirección, dirigidas a lograr los objetivos estratégicos establecidos a largo plazo, y a alcanzar la Visión de la organización en el futuro.
5. Misión: Propósito fundamental de la existencia de la organización en su contexto actual.
6. Visión: Aspiración de la organización a largo plazo, de lo que querría llegar a ser en un futuro.
7. Información documentada: Información relevante para la organización contenida en un medio o soporte, a la que se le aplican controles específicos para su seguridad y mantenimiento.

IMPORTANTE: Hay un conjunto de conceptos emparejados, que es muy importante entender sus diferencias, ya que suelen ser motivo habitual de no conformidades en las auditorías de certificación. Destacamos los siguientes: corrección y acción correctiva, aspecto e impacto ambiental, producto y servicio, proceso y proyecto, documento y registro, misión y visión, eficacia y eficiencia, verificación y validación...