Los Principios Fundamentales de las normas ISO

Antes de comenzar a leer los requisitos de la norma que tenemos que cumplir, planificar las acciones a realizar, o determinar los procesos que deberemos definir, necesitaremos conocer los Principios Fundamentales que deberán aplicarse durante toda la implantación del Sistema de Gestión en la organización. Éstos son críticos para no olvidar el auténtico sentido de la norma y del Sistema de Gestión, y deben ser tenidos en cuenta en cada decisión, planificación, cambio o acción.

Estos Principios Fundamentales, deben ser tomados como directriz del objetivo y objeto del Sistema de Gestión, y de no tenerlos en cuenta durante el proceso de implantación, podemos cometer errores de concepto importantes que hagan del Sistema de Gestión una herramienta poco útil y nada eficaz.

NOTA: El obviar estos Principios Fundamentales, suele ser muy habitual en organizaciones que buscan únicamente obtener el Certificado ISO en el menor tiempo posible. Lo que hace que su Sistema de Gestión pase a ser únicamente una carga de trabajo, que no aporte absolutamente nada a la organización.

La satisfacción de las Partes Interesadas

Uno de los principales motivos de implantar un Sistema de Gestión, es la necesidad de satisfacer a una o varias de las Partes Interesadas de la organización. Ya sea por una motivación económica (clientes, accionistas...), legal (administración pública, trabajadores...), o ética (sociedad, proveedores...). Por lo que el diseño del Sistema de Gestión, sus objetivos y su estrategia, deben estar orientados a conseguir siempre dicha meta.

Por ejemplo, en la norma ISO 9001 2015 el enfoque se centra principalmente en satisfacer las necesidades de los Clientes. Centrando los esfuerzos inicialmente en garantizar el cumplimiento de sus requisitos y necesidades. Y una vez asegurados éstos, intentar alcanzar y superar sus expectativas y deseos.

Liderazgo y compromiso de las personas

La necesidad de realizar un fuerte Liderazgo por la Dirección, tanto en la implantación del Sistema de Gestión como en su seguimiento periódico y en los cambios que en él se realicen, es una herramienta clave para que el Sistema de Gestión consiga sus Objetivos. El Liderazgo debe ser ejercido a todos los niveles de la organización, dejando de hablar de Jefes para comenzar a hablar de Líderes.

El Liderazgo de la Dirección, junto a unos valores corporativos claros y unas políticas alineadas con éstos, deberán facilitar el compromiso de los empleados con la organización. El cual, es una necesidad básica para alcanzar los Objetivos marcados, y por tanto para el crecimiento y éxito de la empresa a largo plazo.

NOTA: En muchas organizaciones, esto supone un cambio importante en los criterios para la contratación de personal o la promoción interna de empleados a cargos directivos. Centrándose más en sus capacidades sociales, actitud y talento, que en sus conocimientos técnicos o su número de años en la empresa.

Los riesgos y las evidencias para la toma de decisiones

Dos elementos clave para la toma de decisiones estratégicas y la realización de acciones de mejora continua del Sistema de Gestión, son el análisis de los Riesgos y de las Oportunidades a los que está sometida la organización, y las evidencias objetivas recogidas de la revisión del Sistema de Gestión.

Ambas son fundamentales para determinar las mejoras que se deben aplicar al Sistema de Gestión, tomar las decisiones más acertadas, y anticiparse a posibles no conformidades potenciales que puedan poner en un serio peligro a la organización. Se trata de adelantarse a los problemas antes que estos afecten a la empresa, y por tanto convertir el Sistema de Gestión en una herramienta preventiva, además de correctiva como siempre ha sido.

Gestión por procesos y la mejora continua

A la hora de empezar a trabajar e implantar el Sistema de Gestión, dos son las herramientas clave para la Implantación de la norma en la organización: La Gestión por Procesos y el Ciclo de Mejora Continua.

Implementar en la empresa la Gestión por Procesos, supone dividir y/o agrupar todas las actividades que se realizan en la organización en procesos independientes que interactúan entre sí. Los procesos serán diferentes en cada empresa, e incluso variarán con el paso del tiempo, adaptándose a las necesidades de la organización en cada momento. Muchos o pocos procesos no es sinónimo de una buena o mala gestión, ya que dependiendo de la organización pueden o no tener sentido.

La Mejora Continua es un principio clave en todo Sistema de Gestión, y debe de tenerse muy en cuenta en la implantación inicial. Ya que un Sistema de Gestión preparado para continuos cambios, lo hace flexible y adaptable a cada posible cambio de escenario que se produzca por el entorno. En determinados sectores, suele ser más interesante disponer de un Sistema de Gestión ágil y rápido, a uno mucho más robusto y lento.

IMPORTANTE: Dos errores muy comunes son pensar que "una vez implantado el Sistema de Gestión y obtenido el Certificado, sólo hay que repetir lo mismo año tras año", y que "sólo se deben hacer cambios en el Sistema de Gestión, si funciona mal". Y suele ser más bien lo contrario, ya que un Sistema de Gestión que cambia todos los años, es un Sistema de Gestión que está vivo, y es un síntoma de que goza de buena salud.