El Sistema de Gestión en las normas ISO

En las normas ISO, el Sistema de Gestión se define como: "un conjunto de elementos y actividades relacionados y coordinados que interactúan, y que estableciendo Políticas y Objetivos, dirigen y controlan la organización con el fin de lograr dichas metas". Luego, según se trate de garantizar la Calidad de los productos, la correcta gestión Ambiental o la Seguridad, se centrará en las actividades más relacionadas con dichas áreas.

Según la norma que hemos utilizado de referencia para la implantación del Sistema de Gestión, hablaremos del: Sistema de Gestión de la Calidad, Sistema de Gestión Ambiental, Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo, Sistema de Gestión de la Inocuidad de los Alimentos... Pero todos ellos mantienen una estructura similar, y unos principios básicos comunes.

Hablar de Sistemas de Gestión, es hablar de Gestión por Procesos y Mejora Continua. Dos conceptos fundamentales si queremos entender las normas ISO, e implantarlas en nuestra organización correctamente. A continuación explicaremos cada uno de estos dos conceptos, y su aplicación práctica en la organización.

IMPORTANTE: Un error muy común es pensar que el Sistema de Gestión ISO trabaja en paralelo a la administración y gestión interna de la organización, y que hay que llevar una "doble contabilidad". Cuando hablar del Sistema de Gestión ISO y de la gestión interna de la organización, es hablar de lo mismo.

La Gestión por Procesos

El primer paso para comenzar a gestionar nuestra organización a través de procesos, será identificar todas las actividades que se realizan en la empresa, dentro del Alcance previsto del Sistema de Gestión. Las actividades que tengan relación entre sí, y que además son críticas para la organización, conformarán los Procesos. Que se suelen representar en un Mapa de Procesos, que da una visión global del Sistema de Gestión de la organización.

Un error muy común es confundir un Proceso con un Departamento, ya que muchas ocasiones sus nombres incluso coinciden. Pero mientras un Departamento pertenece a la estructuración jerárquica de la organización, determinando la autoridad y responsabilidad en cada caso. Los Procesos se fijan más en la secuencia de las actividades y su criticidad, siendo transversal a los Departamentos. Siendo varios Departamentos los que participan en un mismo Proceso.

Todos los requisitos que debe cumplir un Proceso, están definidos en las normas ISO. Identificar su interrelación, determinar sus recursos, fijar sus responsabilidades, realizar su seguimiento... son algunos de ellos. No por tener muchos Procesos la organización funcionará mejor, sino que habrá que definir aquellos que sean necesarios en cada caso, adaptándose a cada situación y momento.

NOTA: Si quieres aprender más sobre la Gestión por Procesos, puedes hacerlo aquí: "La Gestión por Procesos en las normas ISO"

El Ciclo de Deming

La mejora continua de nuestro Sistema de Gestión, es un requisito fundamental en todas las normas ISO, y lo podemos encontrar en el último capítulo de éstas. Aplicar el Ciclo de Mejora Continua o Ciclo PDCA (PHVA) todos los años, nos debe ayudar a optimizar la gestión de la nuestra organización día a día. Y lo mejor que es nunca nos podremos conformar, siendo la mejora continua un camino que nunca termina.

Cuatro son los pasos a aplicar para cumplir un ciclo de mejora. Que a continuación te explicamos:

1. Plan: En esta primera fase planificaremos: las acciones a realizar, los recursos disponibles, los responsables de cada tarea, los plazos de ejecución... Pero sobre todo, los Objetivos que se esperan alcanzar al aplicar los cambios y mejoras.
2. Do: Ahora es el momento de ejecutar las acciones planificadas. Por muy buena que sea la Planificación, en esta fase deberemos revisar periódicamente su estado de ejecución, y el cumplimiento de lo planificado. Y aplicar correcciones en el caso de encontrar desviaciones.
3. Check: Una vez implementadas todas las mejoras planificadas, es el momento de comprobar que se cumplen los Objetivos que fijamos inicialmente. No sólo que la planificación inicial se ha realizado según lo previsto, sino que los cambios realizados han sido eficaces.
4. Act: Según el resultado de la verificación anterior, es el momento de decidir si estamos satisfechos con los resultados obtenidos, o si por el contario debemos aplicar nuevas mejoras, y reiniciar el Ciclo PDCA de nuevo.

RECOMENDACIÓN: La aplicación del Ciclo PDCA, se debe realizar a todos los niveles del Sistema de Gestión. De forma global en el Sistema de Gestión completo con periodicidad mínima anual, de manera particular para un determinado Proceso cuando se considere necesario, o incluso en Acciones Correctivas aplicadas para una No Conformidad concreta.

La revisión del Sistema de Gestión

Uno de los requisitos de la norma es realizar una revisión del Sistema de Gestión, con el objetivo de asegurar que es eficaz y adecuado a la estrategia de la organización. Esta revisión debe ser periódica y planificada, siendo lo más habitual una vez al año.

En esta revisión debe participar la Dirección, ya que en ella habrá que hacer valoraciones, tomar decisiones y quizás definir algunas acciones de mejora. Y es uno de los puntos críticos donde la Dirección debe mostrar su liderazgo dentro del Sistema de Gestión.

Realizar la Revisión del Sistema de Gestión, es una tarea muy sencilla, ya que la propia norma te indica los puntos que debes revisar en tu organización. Detallando las entradas y salidas de esta revisión, que nos ayudarán a valorar la eficacia del Sistema de Gestión.

1. Entradas: Se define la información mínima que deberemos revisar, y que nos aportará una imagen del funcionamiento de nuestro Sistema de Gestión.
2. Salidas: Contendrán las conclusiones y valoraciones de la evaluar las Entradas. Y posiblemente contengan acciones de mejora para la optimización del Sistema de Gestión.

La norma nos pide guardar información documentada de la Revisión del Sistema de Gestión, siendo lo más habitual reflejar tanto: la información de las Entradas y las Salidas, como las valoraciones realizadas y los planes de mejora, en el "Informe de Revisión del Sistema de Gestión".

NOTA: Si quieres más información de como realizar correctamente la Revisión del Sistema de Gestión, puedes consultar el siguiente enlace: "La Revisión del Sistema de Gestión por Dirección".

El Sistema de Gestión Integrado

El que todas las normas de gestión ISO, compartan una estructura común de alto nivel (Anexo SL), facilita el cumplimiento de los requisitos de todas ellas en un único Sistema de Gestión. Simplificando y reduciendo enormemente el trabajo, y dando lugar a los Sistemas de Gestión Integrados.

El ahorro no es sólo de dedicación en el mantenimiento y mejora del Sistema de Gestión, sino también una reducción en el coste económico. Ya que podremos integrar auditorías internas y de certificación ahorrando mucho tiempo y dinero a la empresa.

NOTA: Para obtener más información sobre la Gestión por Procesos, y los requisitos básicos que deberás cumplir, puedes consultar: "La Gestión por Procesos en las normas ISO".