Guía de transición a la norma ISO 9001 2015

Con la siguiente guía te queremos facilitar la adecuación de tu Sistema de Gestión de la Calidad certificado bajo la norma ISO 9001 2008, a los nuevos requisitos de la norma ISO 9001 2015, de la manera más fácil y rápida posible. Siguiendo estos sencillos pasos adaptarás tu empresa a los nuevos requisitos, manteniendo tu Certificado ISO 9001 sin realizar un gran esfuerzo.

La transición de las empresas certificadas en la norma ISO 9001 a la nueva versión de 2015, debe realizarse antes de noviembre del 2018. A partir de esta fecha, las empresas certificadoras realizarán las auditorías de certificación y seguimiento requiriendo la implantación y el cumplimiento de los nuevos requisitos.

Paso 1: Planificar la transición

La adecuación del Sistema de Gestión de la Calidad a la nueva versión de la norma, deber ser planificada como un proyecto más dentro de la organización. Evidentemente será más sencilla que la implantación completa de la norma ISO 9001 2015, pero los nuevos requisitos suponen cambios importantes, sobre todo a nivel de dirección y estrategia.

Pese a que los cambios significativos de la nueva ISO 9001 2015 no representan más de un 20% de la norma, el tiempo de adaptación no será muy inferior a una implantación completa. Ya que muchas tareas son comunes, y no se pueden obviar.

Paso 2: Reuniones con la Dirección

La Dirección de la organización es la que más cambios ha sufrido en cuestión de deberes y obligaciones en la nueva versión de la norma ISO 9001 2015. Los nuevos requisitos relacionados con el liderazgo, el análisis del contexto, y los riesgos y oportunidades, supone un importante cambio respecto a la versión anterior.

En una primera reunión, se deberá revisar y aprobar la planificación para la transición a la norma ISO 9001 realizada en el paso 1, y tratar los requisitos específicos de la Dirección: Análisis del Contexto, Liderazgo, Mapa de procesos, Objetivos del Sistema de Gestión, Política de Calidad… En posteriores reuniones, se deberán ir cerrando estos temas, aprobando y publicando los contenidos que se vayan desarrollando y se considere necesario.

Liderazgo de la Dirección

Es importante que la Dirección de la empresa entienda desde el principio la necesidad de mostrar su liderazgo dentro de la empresa, ya que ahora es un requisito de la norma ISO 9001 2015. Este liderazgo supone una mayor implicación y participación en el Sistema de Gestión de la Calidad, y tiene muchas formas de hacerlo: fijando compromisos en la Política de Calidad, proporcionando recursos al Sistema de Gestión, participando en los procesos clave, fomentando la mejora continua a todos los niveles de la organización, o rindiendo cuentas de los resultados obtenidos.

IMPORTANTE: el liderazgo no es una tarea únicamente de la Dirección de la organización, sino de todos los responsables en los diferentes niveles jerárquicos. Dejar de tener "Jefes" para tener "Líderes", es un paso importante y bastante complicado de ejecutar.

NOTA: Puedes aprender más de como cumplir este requisito, en Liderazgo en la norma ISO 9001 2015.

Paso 3: Implantación de los nuevos requisitos

En la nueva versión de la norma ISO 9001 2015, hay requisitos completamente nuevos y otros que modifican los de la versión de 2008. Comenzaremos a trabajar sobre aquellos que son nuevos, ya que nos llevará más tiempo implementarlos en la empresa, por lo que les daremos prioridad.

Análisis del contexto

Uno de los nuevos requisitos es la necesidad de evaluar el contexto en el que se sitúa en cada momento la organización. Es decir, los factores de su entorno y los internos propios. Estos nos ayudarán a identificar riesgos y oportunidades que pueden resultar clave a la hora de determinar las líneas estratégicas de la organización.

Factores externos como: la situación política o económica, la innovación tecnológica o las acciones de la competencia; o los factores internos como: el estado financiero, la cualificación y motivación del personal, o la diversificación de mercados, son necesario evaluarlos de manera periódica.

NOTA: Puedes aprender más de como cumplir este requisito, en "El contexto para la norma ISO 9001".

Necesidades de las partes interesadas

Otro de los nuevos requisitos de la norma ISO 9001 2015, es la identificación de las necesidades y expectativas de las partes interesadas. Entendiendo como parte interesada a todas aquellas personas u organizaciones que se ven afectadas por la actividad y decisiones que se puedan realizar en nuestra empresa.

Los requisitos solicitados por los clientes, la rentabilidad esperada por los accionistas, el respeto al medioambiente deseado por el entorno, el cumplimiento de la ley demandado por la Administración Pública, o la mejora de las condiciones laborales deseado por los trabajadores, son algunos ejemplos.

NOTA: Puedes aprender más de como cumplir este requisito, en "Las partes interesadas para la norma ISO 9001".

Los riesgos y las oportunidades

El gran cambio de la norma ISO 9001 en su versión 2015, es la gestión de riesgos y oportunidades. Entendiendo como riesgo la probabilidad de que se produzca un acontecimiento o efecto, positivo o negativo, para la organización, y sobre el que tenemos capacidad de actuar para reducir o aumentar dicha probabilidad o su impacto.

Identificar todos los riesgos a los está expuesta la empresa, debido al Contexto analizado con anterioridad, evaluarlos objetivamente para determinar prioridades, y finalmente actuar sobre los más dañinos o probables, puede suponer importantes cambios en el Sistema de Gestión de la Calidad. Provocando el rediseño de Procesos, la redefinición de la Política de Calidad e incluso cambiar los Objetivos actuales.

NOTA: Puedes aprender más de como cumplir este requisito, en "Los riesgos y las oportunidades en la norma ISO 9001 2015".

Paso 4: Revisión del resto de requisitos

La nueva norma ISO 9001 2015 modifica un gran número de requisitos de manera muy leve, por lo que detallaremos dichos cambios. Ya que la mayoría de ellos, no suponen realizar ningún cambio en la empresa, ya que se cumplen con los procedimientos definidos para la versión de 2008. Pero si queremos destacar los siguientes:

La información documentada

En la nueva norma ISO 9001 2015 cambian algunos conceptos importantes, entre los que destaca el de "información documentada". Dejamos de hablar de documentos y registros para hablar de este concepto más amplio, que engloba a ambos, y que flexibiliza enormemente la gestión de la información dentro de la organización.

Se acabo la necesidad de redactar un procedimiento escrito cuando se puede explicar de manera más clara con un video, o se terminó el rellenar un "checklist" de control cuando las evidencias se pueden documentar con una foto. Este cambio no invalida todo lo que tenemos hecho hasta ahora, por lo que poco afecta a nuestro Sistema de Gestión certificado, pero si abre un amplio abanico de posibilidades cara el futuro.

NOTA: Puedes aprender más de como cumplir este requisito, en "La información documentada en la norma ISO 9001 2015".

La Política de Calidad

Como en el caso anterior, la definición de la Política de Calidad se flexibiliza. Por lo que su adaptación y personalización a la actividad realizada de cada empresa es mucho mayor, evitando incluir párrafos de relleno únicamente para cumplir los requisitos de la norma ISO 9001, como sucedía en muchos casos en la versión de 2008.

Esto hace que nuestra Política de Calidad actual cumpla con la ISO 9001 2015 y posiblemente no tengamos que modificarla, pero si es interesante eliminar todo aquello que ya no es necesario y no aporta nada en la siguiente revisión. Así como alinearla con los análisis del contexto, las partes interesadas y los riesgos realizados con anterioridad, en caso de que dichas evaluaciones hayan salido resultados significativos.

NOTA: Puedes aprender más de como cumplir este requisito, en "La Política de Calidad en la norma ISO 9001 2015".

Los Objetivos de Calidad

Como en el caso de la Política de Calidad, pocos son los cambios de la nueva ISO 9001 2015 respecto a la definición y seguimiento de los Objetivos de Calidad. Pero si hay uno importante que puede hacer que tengamos que adaptar tanto la Política como éstos, y es la necesidad de que ambos sean coherentes con el contexto actual, las necesidades y expectativas de las partes interesadas, y los riesgos y oportunidades que afecten al Sistema de Gestión de la Calidad.

Si por ejemplo, hubiésemos identificado un riesgo que ponga en peligro la continuidad de la empresa, raro sería que éste no se referenciase en la Política de Calidad, que no hubiese un Objetivo asociado a reducirlo, y que no se realizasen cambios significativos sobre el Proceso más afectado por el riesgo.

NOTA: Puedes aprender más de como cumplir este requisito, en "Los objetivos de calidad para la norma ISO 9001 2015".

Paso 5: Seguimiento de los cambios

Como si de una implantación completa de la norma ISO 9001 se tratara, ahora deberemos trabajar con los cambios realizados en el sistema de Gestión de la Calidad. Durante este tiempo registraremos las No Conformidades que se produzcan, y aplicaremos las Acciones Correctivas que consideremos para corregir dichas desviaciones.

Este periodo puede ser de unos tres meses, y es de vital importancia prestar una especial atención a todos los procesos que hayan sufrido cambios debidos a los nuevos requisitos de la norma ISO 9001 2015. El seguimiento de los indicadores es también clave durante este tiempo, ya que garantizarán que el Sistema de Gestión de la Calidad no ha perdido eficacia por las modificaciones realizadas.

Paso 6: La Auditoría interna y la Revisión del Sistema por Dirección

Quedan pocas semanas para la Auditoría de Certificación, y es un buen momento para realizar la Auditoría Interna de nuestro Sistema de Gestión de la Calidad. En esta auditoria nos centraremos en verificar que todos los cambios realizados sobre los procesos, se han implementado completamente y se realizan de manera correcta.

IMPORTANTE: Tener en cuenta que si detectamos una desviación muy grave, es posible que no podamos resolverla íntegramente antes de la auditoría externa de certificación. Por lo que es de gran importancia realizar el seguimiento del paso anterior con rigor, para evitar sorpresas ahora.

NOTA: Puedes aprender más de como cumplir este requisito, en "La auditoría interna en la norma ISO 9001 2015".

Ya hemos realizado la Auditoría Interna, sólo nos falta completar la Revisión del Sistema de Gestión como paso previo a la auditoría de certificación. Ésta no variará mucho respecto a las revisiones realizadas con anterioridad, pero si es bueno revisar los cambios realizados con mayor exhaustividad.

NOTA: Puedes aprender más de como cumplir este requisito, en "La revisión del Sistema de Gestión por dirección".

Paso 7: La Auditoría de re-certificación

Ya hemos completado todos los pasos para adecuar nuestro Sistema de Gestión de la Calidad a la nueva norma ISO 9001 2015, es el momento de superar la Auditoría de Certificación. Es importante, si no lo hacía ya, que la Dirección participe en la auditoría de manera activa. No sólo porque el auditor externo va a prestar una mayor atención al cumplimiento de los nuevos requisitos, y muchos afectan a la Dirección, sino como parte del compromiso y del liderazgo exigido por la norma.

Así que, sólo falta desearte… ¡¡SUERTE!!